Betaalproblemen bij ondernemers: proactief klantcontact belangrijker dan ooit

Veel ondernemers liggen 's nachts wakker van hun rekeningen. En dat is niet overdreven: duizenden MKB’ers dreigen op korte termijn in de knel te komen. De signalen zijn er overduidelijk, de risico’s ook. Maar wat kun je doen als leverancier of dienstverlener? En vooral: wanneer doe je dat? In dit artikel lees je waarom timing alles is. En hoe je met oprechte aandacht vaak meer bereikt dan met een aanmaning.

Een moeilijk moment

De Belastingdienst is gestart met het innen van uitgestelde coronaschulden. Voor veel ondernemers een heftig moment. Sommigen zien hun bedrijfsinventaris verdwijnen, anderen worden zelfs privé geraakt. Er zijn nog tienduizenden ondernemers die achterlopen met terugbetalen of zelfs al uit de terugbetalingsregeling zijn gezet. Daarmee verandert het uitstel in een harde werkelijkheid.

Die uitdaging wordt verder onderstreept door het KVK-onderzoek "Ondernemen in 2024". Daarin geeft 22% van de ondernemers aan niet te kunnen rondkomen. In sectoren als horeca, logistiek en groothandel lopen achterstanden op. Van de ondervraagden verwacht 7% binnen zes maanden in serieuze financiële problemen te komen, vooral door kostenstijgingen en nieuwe regelgeving.

Voor opdrachtgevers in sectoren zoals lease, energie en telecom, branches waarvoor Certin al veelvuldig het klantcontact verzorgt, is dit hét moment om te investeren in preventie. 

Zakelijke klanten: trots en vasthoudend, maar kwetsbaar

Veel ondernemers lossen hun problemen liever zelf op. Zeker in het MKB heerst de mentaliteit van schouders eronder en doorgaan. Daardoor blijven financiële zorgen vaak onuitgesproken. Schaamte, trots en het gevoel te falen zorgen voor stiltes. Hoe langer je wacht met contact, hoe kleiner de kans op herstel.

Kort na de vervaldatum de telefoon pakken maakt dan een wereld van verschil. Een kort, persoonlijk telefoontje opent namelijk de deur naar een gesprek dat er anders misschien nooit komt. Dat gesprek begint vooral niet met de vraag naar geld, maar juist met oprechte interesse. Waar zitten de uitdagingen?

Bij een tijdelijk probleem kun je lucht creëren: een betalingsregeling, een korte pauze of aangepaste afspraken. Is het structureel? Dan vraagt het om méér: meedenken over een oplossing die ook op de lange termijn werkt. Alleen al laten zien dat je bereid bent om die ruimte te maken, doet veel. Niet alles is direct op te lossen, maar niets vragen? Dat maakt het gegarandeerd erger.

Kun je die ruimte zelf niet bieden? Dan kun je tóch ondersteunen door te verwijzen naar hulp die er wél is:

• Gemeentelijke ondersteuning via zelfstandigenloketten of BBZ-regeling, zoals hier in Amsterdam

• De Kamer van Koophandel (Zwaar Weer-loket)

• Stichting OverRood, speciaal voor zzp’ers in geldzorgen

Een goed gesprek voorkomt zo vaak incasso, juridische stappen of beslaglegging. En belangrijker: je wint er iets mee dat veel moeilijker te repareren is dan een niet betaalde factuur. Vertrouwen.

Preventie als sleutel tot duurzame relaties

Onze ervaring bij Certin op basis van honderdduizenden gesprekken voor leasemaatschappijen, energieleveranciers en telecomaanbieders? De krachtigste klantgesprekken vinden plaats vóórdat er sprake is van een echte achterstand. 

Preventie begint bij de eerste gemiste betaling, of zelfs daarvoor. Door tijdig contact te leggen, uitleg te geven of hulp te bieden, voorkom je dat kleine achterstanden grote problemen worden. Simpel gezegd: als je pas in contact komt als het spaak loopt, dan ben je te laat.

Proactief klantcontact betekent ook méér dan een herinnering sturen. Het is vooral een moment om het vertrouwen te versterken, juist wanneer de situatie kwetsbaar is. Dat doe je dus persoonlijk. Een-op-een. Aan de telefoon. Door goed te luisteren, opties helder uit te leggen en samen te zoeken naar werkbare afspraken, bereik je vaak meer dan je verwacht. 

Het draait dus niet alleen om de betaling. Het gaat om empathie tonen, ruimte bieden en vertrouwen teruggeven. Dát maakt jou als leverancier waardevol, juist wanneer het spannend wordt voor je klant. Werk niet toe naar een snelle incasso, maar naar een duurzame samenwerking. 

Het vraagt van je organisatie om een visie op vroegsignalering. Durf je te kiezen voor écht contact vóórdat de herinneringen verstuurd worden? Wij zien: wie nu bewust keuzes maakt over dat klantcontact, voorkomt later kosten en het verlies van klantrelaties.

Nu luisteren is beter dan straks innen

De financiële druk op ondernemers is groot en neemt verder toe. Juist daarom is het nu essentieel om actief en vroegtijdig met zakelijke klanten in gesprek te gaan. Dat helpt problemen sneller signaleren en oplossen, nog voordat ze escaleren. En dat voorkomt niet alleen financiële schade, maar versterkt ook de relatie. Iedereen wint.